Đã khi nào bạn thử hình dung đến việc điều khiển một con tàu mà không có bản đồ, ra khơi giữa đại dương bao la mà không rõ đích đến hay chưa? Điều gì sẽ xảy ra? Sự hỗn loạn, bối rối và nguy cơ cao sẽ đi chệch hướng. Một tổ chức thiếu lộ trình chiến lược cũng gặp phải tình trạng tương tự trong môi trường kinh doanh. Đó là lúc Kế hoạch hoạt động hàng năm (AOP) trở thành chiếc la bàn quan trọng, giúp doanh nghiệp định hướng và tiến bước vững chắc giữa những biến động không ngừng của thị trường.
Trong bài viết này, CASK sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của Kế hoạch hoạt động hàng năm (AOP) trong việc định hướng và phát triển doanh nghiệp. Chúng ta sẽ cùng nhau đi khám phá những lợi ích mà AOP mang lại, từ việc tạo ra sự rõ ràng trong mục tiêu, tối ưu hóa nguồn lực, đến việc đo lường hiệu suất và điều chỉnh chiến lược kịp thời. Đồng thời, bài viết cũng sẽ cung cấp hướng dẫn từng bước để xây dựng AOP hiệu quả, giúp doanh nghiệp vững vàng trước những thách thức trong thị trường biến động.
Nhiều doanh nghiệp đang hoạt động trên thị trường hiện nay thường gặp phải thách thức khi phải đối mặt với sự thay đổi liên tục của môi trường kinh doanh mà không có một kế hoạch rõ ràng để dẫn đường. Họ có thể đặt ra những mục tiêu lớn nhưng không có một chiến lược cụ thể để đạt được chúng, dẫn đến tình trạng mất phương hướng và khó kiểm soát hiệu suất. Đã bao giờ bạn tự hỏi tại sao có những doanh nghiệp luôn đạt được sự ổn định và phát triển mạnh mẽ ngay cả trong điều kiện thị trường biến động? Bí quyết nằm ở Kế hoạch hoạt động hàng năm, hay còn gọi là AOP. Vậy AOP là gì?
AOP (Kế hoạch Hoạt động Hàng năm) không chỉ đơn thuần là một bản kế hoạch trên giấy, mà là công cụ giúp doanh nghiệp định hướng và lập kế hoạch cho các hoạt động và mục tiêu cần đạt được trong suốt một năm.
Trên thực tế, AOP không chỉ đơn thuần là một bản kế hoạch. Nó còn đòi hỏi sự phân tích kỹ lưỡng từ dữ liệu quá khứ, dự báo tương lai và phải được điều chỉnh liên tục trong quá trình thực hiện để đáp ứng các thay đổi của môi trường kinh doanh. Việc triển khai AOP thành công đòi hỏi sự cam kết mạnh mẽ từ tất cả các cấp của tổ chức chứ không phải của riêng nhà lãnh đạo hay bất cứ cá nhân nào.
Kế hoạch hoạt động hàng năm (AOP) có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo doanh nghiệp hoạt động một cách có tổ chức và đạt được các mục tiêu kinh doanh đã đề ra. Dưới đây là những lý do chính cho thấy tầm quan trọng của AOP:
Một Kế hoạch hoạt động hàng năm (AOP) thường bao gồm các thành phần chính sau đây để đảm bảo tính toàn diện và khả thi trong việc thực hiện:
Phần cốt lõi của AOP chính là những mục tiêu và định hướng chiến lược, giúp doanh nghiệp xác định rõ con đường phát triển. Đây không chỉ là những ước mơ xa vời mà là những mục tiêu cụ thể, rõ ràng và có thể đo lường được, hoàn toàn ăn khớp với sứ mệnh và tầm nhìn dài hạn của công ty. Dù là mở rộng thị phần, tung ra sản phẩm mới hay cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng, phần này giúp vạch ra các tham vọng lớn để từ đó định hướng mọi quyết định trong toàn doanh nghiệp.
Phần tài chính của AOP giống như nguồn nhiên liệu giúp doanh nghiệp hoạt động. Nó bao gồm các dự báo chi tiết về doanh thu, chi phí và lợi nhuận mong đợi. Đây chính là bản đồ tài chính mà doanh nghiệp dựa vào để đưa ra các quyết định tài chính quan trọng, đảm bảo việc phân bổ nguồn lực một cách thông minh và duy trì sự ổn định tài chính lâu dài.
Nếu các mục tiêu chiến lược vạch ra đích đến, thì kế hoạch hoạt động chính là những bước cụ thể để đạt được điều đó. Phần này đi sâu vào các công việc hàng ngày cần thực hiện để biến các mục tiêu chiến lược thành hiện thực. Nó sẽ phác thảo các dự án chính, giao trách nhiệm cho từng bộ phận, và xác định các quy trình nào cần cải thiện hoặc thực hiện mới để đảm bảo hiệu quả.
Mọi kế hoạch chỉ thành công khi có sự phân bổ nguồn lực hiệu quả. Phần này của AOP cho biết cách thức phân bổ nguồn lực, bao gồm cả nhân lực và tài chính, cho từng dự án, bộ phận trong công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng mỗi phòng ban đều có đủ nguồn lực cần thiết để đạt được các mục tiêu đã đề ra và đảm bảo các nguồn lực được sử dụng một cách tối ưu nhất.
AOP không chỉ là một kế hoạch, mà nó còn là một công cụ để đo lường tiến độ. Các chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs) là những thước đo cụ thể giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ thành công của mình. Từ doanh thu, tiến độ dự án cho đến sự hài lòng của khách hàng, KPIs là các chỉ số quan trọng giúp doanh nghiệp xác định liệu họ có đang đi đúng hướng để đạt được các mục tiêu đã đề ra hay không.
Khi kết hợp tất cả các yếu tố này lại, AOP trở thành một bản kế hoạch toàn diện, liên kết giữa tầm nhìn chiến lược với các hoạt động thực tế hàng ngày. Nó biến những mục tiêu trừu tượng thành các kế hoạch hành động cụ thể, giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng mọi bộ phận đang phối hợp đồng bộ và cùng hướng tới thành công chung. Chính sự kết hợp nhịp nhàng giữa các thành phần này đã biến AOP thành một công cụ không chỉ để quản lý mà còn để dẫn đường cho doanh nghiệp vượt qua mọi thử thách trên con đường phát triển.
Hình ảnh dưới đây mô tả các bước trong chu kỳ lập kế hoạch hoạt động hàng năm mà các nhà quản lý tài chính nên biết và thực hiện.
Bước 1: Chuẩn Bị (Preparation)
Giai đoạn này bao gồm việc xác định các mục tiêu, chiến lược và nguồn lực cần thiết để lập kế hoạch cho năm tới. Các đội ngũ cần thảo luận về các yếu tố bên trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng đến kết quả. Chuẩn bị kỹ lưỡng giúp đảm bảo rằng mọi thành viên đều hiểu rõ các mục tiêu và có hướng đi thống nhất ngay từ đầu.
Bước 2: Tham Số - Từ Trên Xuống (The Parameter - Topdown)
Ban quản trị tổ chức cuộc họp với tất cả các phòng ban để xem xét và duyệt lại các thông tin quan trọng như: thời gian hoàn thành các bước trong quy trình AOP, các yếu tố quan trọng từ môi trường kinh doanh bên ngoài (lạm phát, tốc độ tăng trưởng ngành, thị phần...) và nội bộ công ty (chính sách lương thưởng, nguồn vốn, kế hoạch ra mắt sản phẩm mới...), cùng các cơ hội và rủi ro cho năm tới. Họ cũng thảo luận về định hướng chiến lược cho kế hoạch kinh doanh năm sau và chốt các con số dự báo cuối cùng cho năm nay. Kết quả của cuộc họp là xác định thời hạn cho việc hoạch định AOP và các định hướng kinh doanh rõ ràng. Điều này giúp ban quản trị cùng các phòng ban nắm vững tiến độ và có cái nhìn cụ thể hơn về tình hình kinh doanh trong năm tới.
.png)
Bước 3: Đưa Kế Hoạch Từ Dưới Lên (Bottom Up)
Dựa trên định hướng từ bước 2, mỗi phòng ban tiến hành phân tích và dự báo các số liệu liên quan đến chức năng của mình. Ví dụ, với chỉ tiêu doanh thu tăng 10% cho năm sau do ban quản trị đề ra, phòng Sales sẽ phân tích và dự báo cần ngân sách bao nhiêu và làm thế nào để đạt được mức tăng này. Nếu sau khi phân tích, phòng Sales đánh giá chỉ có thể đạt khoảng 7%, họ sẽ điều chỉnh lại dự báo. Tương tự, phòng sản xuất sẽ dự báo giá nguyên vật liệu năm sau, xác định ngân sách cần thiết và khả năng sản xuất để đáp ứng mức tăng 10% doanh thu. Kết quả của bước này là các báo cáo phân tích và dự báo từ từng phòng ban, giúp các bộ phận xác định rõ ràng định hướng và giới hạn hoạt động của mình.
Bước 4: Xử Lý Dữ Liệu / Báo Cáo (Data Process / Reporting)
Phòng Tài chính thu thập dữ liệu từ mỗi phòng ban ở bước 3 để tính toán báo cáo P/L (lợi nhuận và lỗ) cho từng nhãn hàng, từng kênh phân phối và P/L tổng thể của công ty cho năm sau. Kết quả của bước này là các báo cáo P/L dự trù cho năm tới, giúp ban quản trị và các phòng ban có cơ sở số liệu rõ ràng để trao đổi và thống nhất về các chỉ tiêu và định hướng cuối cùng.
Bước 5: Đối Chiếu, Thỏa Thuận Từ Trên Xuống và Dưới Lên (Topdown, Bottom up Reconciliation & Agreement)
Ban quản trị tổ chức cuộc họp với các phòng ban để thảo luận về kế hoạch và dự báo của từng bộ phận cho năm sau. Hai vấn đề chính trong cuộc họp này bao gồm: (1) Mỗi phòng ban xác nhận liệu có thể đạt được chỉ tiêu mà ban quản trị đề ra hay không, và nếu có, cần ngân sách bao nhiêu và phân bổ cho các hoạt động gì; (2) Nếu không thể đạt được chỉ tiêu đó, nguyên nhân là gì và mức điều chỉnh chỉ tiêu hợp lý là bao nhiêu. Kết quả của bước này là toàn công ty thống nhất về các chỉ tiêu tài chính và định hướng hoạt động, tạo ra sự đồng thuận và giúp doanh nghiệp có một hướng đi chung rõ ràng, chi tiết về mục tiêu và kế hoạch hành động cho năm tới.
Bước 6: Giao Tiếp (Communication)
Dựa trên các chỉ tiêu đã được thống nhất ở bước 5, ban quản trị cùng các phòng ban tiến hành xác định KPI cho từng phòng ban, bộ phận và truyền đạt các KPI chính thức cho năm sau đến từng phòng ban, nhãn hàng, kênh phân phối theo các mốc thời gian năm, quý, tháng. Kết quả của bước này là các tuyên bố chính thức về định mức KPI cho năm tới, giúp mọi phòng ban và bộ phận có mục tiêu cụ thể để phấn đấu, đảm bảo sự đồng bộ và rõ ràng trong việc thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Bước 7: Dự Báo và Theo Dõi Hàng Tháng (Monthly Forecasting / Tracking)
Giai đoạn cuối cùng là theo dõi tiến độ của kế hoạch hàng năm thông qua các dự báo hàng tháng và so sánh với các mục tiêu đã đề ra. Việc này giúp tổ chức kịp thời phát hiện và điều chỉnh những sai lệch trong kế hoạch, đảm bảo rằng các mục tiêu tài chính vẫn được thực hiện đúng hướng.
Việc cầm giấy bút để ghi lại những mục tiêu mà bạn muốn thì rất dễ – ai cũng có thể làm được. Nhưng bí quyết thực sự nằm ở việc làm sao để biến những mục tiêu đó thành một kế hoạch hiệu quả, khả thi và đem lại kết quả cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, CASK sẽ chỉ cho bạn đọc một số mẹo nhanh chóng và dễ thực hiện, giúp bạn xây dựng một bản kế hoạch hoạt động hàng năm thực sự hiệu quả.
Doanh nghiệp hãy tổ chức các buổi thảo luận định kỳ với sự tham gia của đại diện từ các bộ phận như Sales, Marketing, Tài chính, Pháp lý, và Nhân sự. Những buổi họp này giúp thu thập ý kiến từ mọi phía, đảm bảo rằng tầm nhìn được xây dựng trên cơ sở dữ liệu và hiểu biết thực tế từ các mảng hoạt động.
Ví dụ:
Một công ty muốn mở rộng sang thị trường nước ngoài. Trong buổi họp chiến lược, phòng pháp lý đánh giá các yêu cầu pháp luật, Marketing phân tích nhu cầu thị trường, và Sales đề xuất chiến lược tiếp cận khách hàng mới. Điều này đảm bảo mục tiêu mở rộng khả thi và phù hợp với năng lực công ty.
Một trong những sai lầm phổ biến nhất khi lập kế hoạch là đặt ra các mục tiêu không thực tế. Mặc dù việc đặt ra những mục tiêu lớn là quan trọng để thúc đẩy sự phát triển, nhưng nếu chúng quá xa vời so với nguồn lực hiện có, chúng sẽ gây thất bại. Mục tiêu cần được thiết kế dựa trên các tiêu chí S.M.A.R.T. (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) để đảm bảo chúng không chỉ là tham vọng mà còn có thể đạt được.
Các phòng ban có thể giúp bạn đánh giá tính khả thi này. Nếu mục tiêu quá xa vời hoặc không thực tế, cần điều chỉnh lại cho phù hợp với nguồn lực hiện có.
Ví dụ:
Một công ty sản xuất đặt mục tiêu tăng gấp đôi năng suất trong một năm. Tuy nhiên, sau khi đánh giá lại nguồn lực hiện có và quy trình sản xuất, họ nhận ra rằng việc tăng gấp đôi sẽ đòi hỏi đầu tư lớn vào máy móc và nhân sự. Kế hoạch ban đầu phải điều chỉnh lại thành mục tiêu tăng 30%, đồng thời thiết lập lộ trình từng bước để tiếp tục cải thiện.
Một yếu tố quan trọng trong việc lập kế hoạch là học hỏi từ những sai lầm và thành công trước đó. Quá trình này không chỉ dừng lại ở việc đánh giá số liệu của năm trước mà còn cần so sánh với nhiều năm để xác định xu hướng. Phân tích dữ liệu từ quá khứ cho phép doanh nghiệp nhận diện các lĩnh vực cần cải thiện và các chiến lược đã thành công, từ đó rút kinh nghiệm để điều chỉnh kế hoạch cho năm tới.
Ví dụ:
Một công ty dịch vụ tài chính nhìn lại lịch sử ba năm qua và nhận thấy sự sụt giảm trong chỉ số giữ chân khách hàng. Bằng cách xem xét các khiếu nại của khách hàng và phân tích phản hồi của họ, công ty xác định rằng sự thiếu tương tác cá nhân là nguyên nhân chính. Do đó, kế hoạch cho năm tới sẽ tập trung vào việc cá nhân hóa dịch vụ khách hàng để cải thiện sự hài lòng và giữ chân khách hàng.
Ngân sách là công cụ giúp doanh nghiệp biết được mình có thể chi tiêu bao nhiêu để đạt được mục tiêu. Một ngân sách hợp lý không chỉ hỗ trợ việc phân bổ nguồn lực mà còn giúp kiểm soát chi phí, tránh lãng phí.
Ngân sách cần phải cân bằng giữa tham vọng và thực tế. Nếu các mục tiêu quá lớn nhưng ngân sách không đủ, doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng thiếu hụt tài chính hoặc không thể hoàn thành các kế hoạch. Ngược lại, nếu ngân sách quá dư thừa mà không có kế hoạch chi tiêu hiệu quả, sẽ dễ gây lãng phí tài nguyên.
Ví dụ:
Một công ty khởi nghiệp có kế hoạch mở rộng thị trường sang 3 quốc gia mới. Tuy nhiên, ngân sách hiện tại chỉ đủ để tập trung vào một quốc gia. Thay vì cố gắng vượt quá khả năng tài chính, công ty quyết định tập trung vào thị trường tiềm năng nhất trước tiên, sau đó mới xem xét mở rộng sang các thị trường khác.
Kế hoạch cần được thảo luận và chia sẻ với đội ngũ nhân viên, bởi họ là người trực tiếp thực hiện. Lắng nghe ý kiến của họ về tính khả thi và sự đồng thuận sẽ giúp kế hoạch thực tế hơn. Khi đội ngũ hiểu rõ mục tiêu và vai trò của mình, họ sẽ có động lực và cam kết hơn trong việc thực hiện kế hoạch.
Ví dụ:
Một công ty bán lẻ muốn áp dụng công nghệ mới vào việc quản lý kho. Tuy nhiên, nhân viên kho cho rằng công nghệ hiện tại đã đủ hiệu quả và việc thay đổi sẽ làm gián đoạn quy trình. Sau khi thảo luận và giải thích rõ lợi ích của việc cải tiến, cả hai bên đi đến sự đồng thuận rằng việc áp dụng công nghệ mới sẽ diễn ra từng bước để tránh ảnh hưởng đến hiệu suất.
Sau khi kế hoạch được phê duyệt, hãy phân chia các mục tiêu lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và giao cho từng bộ phận. Đảm bảo rằng mỗi bộ phận hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, từ đó tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban. Đừng quên đặt ra các mốc thời gian để theo dõi tiến độ, đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn.
Ví dụ:
Phòng marketing được giao nhiệm vụ tăng doanh số bán hàng trực tuyến thông qua các chiến dịch quảng cáo. Tuy nhiên, để thành công, họ cần phối hợp chặt chẽ với phòng IT để đảm bảo rằng website và nền tảng thương mại điện tử hoạt động trơn tru. Phân công cụ thể giúp đảm bảo rằng cả hai phòng ban đều có trách nhiệm phối hợp và hỗ trợ lẫn nhau.
Dù kế hoạch có hoàn hảo đến đâu, bạn cũng cần chuẩn bị cho những tình huống không lường trước. Thị trường luôn biến động, và việc có một kế hoạch dự phòng sẽ giúp doanh nghiệp sẵn sàng đối phó với các sự cố như ngân sách bị vượt quá hoặc không đạt được mục tiêu đề ra.
Ví dụ:
Công ty sản xuất dự định mở rộng dây chuyền vào quý 3, nhưng lo ngại việc nhập khẩu máy móc bị chậm trễ. Kế hoạch dự phòng của họ bao gồm: tìm nhà cung cấp thay thế, dự phòng ngân sách cho chi phí phát sinh, dự trữ nguyên liệu để duy trì sản xuất tạm thời, và điều chỉnh dây chuyền hiện có. Nhờ vậy, dù gặp sự cố, công ty vẫn có thể tiếp tục sản xuất và giảm thiểu thiệt hại.
Quy trình lập Kế hoạch hoạt động hàng năm (AOP) là một bước quan trọng trong việc xác định mục tiêu chiến lược, phân bổ nguồn lực và quản lý tài chính của doanh nghiệp cho năm tiếp theo. Tuy nhiên, một câu hỏi thường gặp là: Khi nào là thời điểm tốt nhất để khởi động quy trình AOP?
Dựa trên chu kỳ AOP điển hình, nhiều doanh nghiệp thường lựa chọn bắt đầu quy trình vào khoảng tháng 8 và dưới đây là những lý do để bạn có thể cân nhắc:
Bắt đầu từ tháng 8 cho phép doanh nghiệp có đủ thời gian để tiến hành từng bước trong quy trình lập kế hoạch. Các hoạt động như đánh giá hiệu suất của năm hiện tại, phân tích thị trường, và thiết lập mục tiêu cho năm tiếp theo cần được thực hiện kỹ lưỡng. Bằng cách khởi động sớm, doanh nghiệp có thể hoàn thành việc xác định ngân sách và phân bổ nguồn lực trước khi bước vào năm mới.
Từ tháng 8 đến tháng 10, doanh nghiệp có thời gian để thu thập và phân tích dữ liệu cần thiết, xem xét các dự báo xu hướng kinh tế, cũng như đánh giá hiệu suất của các phòng ban trong năm hiện tại. Điều này đảm bảo kế hoạch cho năm sau được xây dựng dựa trên cơ sở dữ liệu đầy đủ và chính xác.
Việc bắt đầu quy trình AOP sớm giúp doanh nghiệp hoàn thành các bước quan trọng như xác định ngân sách, mục tiêu và kế hoạch phân bổ nguồn lực trước tháng 12. Điều này cho phép doanh nghiệp bước vào năm mới với một kế hoạch rõ ràng và có sự chuẩn bị tốt hơn.
Nhìn chung, lập kế hoạch trong quý cuối không chỉ đảm bảo hoàn thành các mục tiêu trước mắt mà còn là bước chuẩn bị quan trọng cho sự phát triển bền vững trong tương lai. Bạn đã sẵn sàng khởi động năm mới với một tầm nhìn rõ ràng và kế hoạch chiến lược để thành công chưa? Việc tổ chức một buổi lập kế hoạch hàng năm hiệu quả có thể là một thách thức, và CASK ở đây để giúp bạn!
Để hiểu rõ hơn và biết cách áp dụng quy trình hoạch định AOP chuẩn cùng các kiến thức tài chính giá trị khác, tham khảo ngay khóa học "FINANCE FOR NON-FINANCE MANAGERS" – Khóa học đặc biệt về Tài chính ứng dụng cho người không chuyên".
.jpg)
► Link Tham khảo: https://www.cask.vn/business/finance
► Đọc thêm kiến thức về Tài chính tại: https://www.cask.vn/blog/tai-chinh
► Đăng ký nhận guidebook Trade ngay tại đây: https://www.cask.vn/tai-lieu
.png)
.png)
.png)
