Zero-Based Budgeting (ZBB), hay còn gọi là lập ngân sách từ con số 0, là một phương pháp lập ngân sách đòi hỏi sự lý giải cho tất cả các chi phí trong mỗi chu kỳ lập ngân sách. Thay vì dựa trên ngân sách của kỳ trước, ZBB bắt đầu từ “mức cơ bản bằng 0”, và mọi hoạt động của doanh nghiệp phải được phân tích kỹ lưỡng về nhu cầu và chi phí thực tế. Phương pháp này giúp doanh nghiệp xây dựng ngân sách dựa trên những gì thực sự cần thiết, thay vì chỉ đơn giản là tăng chi tiêu dựa trên số liệu của kỳ trước.
Để hiểu rõ hơn về Zero-Based Budgeting (ZBB), hãy cùng CASK đi khám phá về định nghĩa, tầm quan trọng, ưu - nhược điểm và trả lời câu hỏi doanh nghiệp nào nên áp dụng phương pháp lập ngân sách này qua bài viết dưới đây nhé!
Zero-Based Budgeting (ZBB), hay lập ngân sách từ con số 0, là một phương pháp lập ngân sách trong đó mỗi kỳ ngân sách bắt đầu từ một "mức cơ bản bằng 0". Điều này có nghĩa là tất cả các khoản chi tiêu phải được biện minh từ đầu và không phụ thuộc vào ngân sách của kỳ trước. ZBB yêu cầu doanh nghiệp phân tích và giải thích chi tiết cho từng hoạt động và khoản chi tiêu, đảm bảo rằng chỉ những chi phí cần thiết và mang lại giá trị thực sự mới được phê duyệt.
Phương pháp này giúp doanh nghiệp xây dựng ngân sách dựa trên các nhu cầu thực tế hiện tại thay vì dựa vào các con số từ quá khứ. ZBB mang lại sự minh bạch cao hơn trong việc quản lý tài chính và giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí để đạt được các mục tiêu chiến lược.
Trong môi trường kinh doanh đầy biến động và cạnh tranh khốc liệt, việc kiểm soát chi phí là yếu tố then chốt để đảm bảo doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh. Zero-Based Budgeting mang đến một phương pháp tiếp cận hệ thống và toàn diện, giúp doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu lãng phí mà còn cải thiện hiệu quả quản lý tài chính.
Khác với lập ngân sách tăng dần (Incremental Budgeting), vốn chỉ điều chỉnh tăng hoặc giảm chi phí dựa trên kỳ trước, ZBB yêu cầu các nhà quản lý phải phân tích từng khoản chi tiêu. Phương pháp này tạo ra một cơ hội để loại bỏ các chi phí không cần thiết và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý, giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa từng đồng chi phí và tập trung vào các mục tiêu chiến lược dài hạn.
Một trong những lợi ích chính của ZBB là khả năng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí bằng cách yêu cầu các nhà quản lý phải đánh giá cẩn thận tất cả các hoạt động và khoản chi tiêu. Thay vì chỉ dựa trên ngân sách từ kỳ trước, ZBB buộc doanh nghiệp phải xem xét nhu cầu thực sự quan trọng trong kỳ hiện tại. Điều này giúp loại bỏ những khoản chi tiêu không cần thiết và tập trung nguồn lực vào các hoạt động có lợi nhuận cao nhất hoặc những mảng chiến lược quan trọng nhất.
Sự đánh giá kỹ lưỡng này tạo ra một cơ hội để xác định rõ ràng các yếu tố mang lại giá trị cho doanh nghiệp, đồng thời tạo động lực cho việc cải tiến và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực. Việc phân bổ nguồn lực hợp lý không chỉ giúp tối đa hóa lợi nhuận mà còn giảm thiểu nguy cơ lãng phí, bởi mọi nguồn lực sẽ được tập trung vào những khu vực mang lại giá trị cao nhất cho tổ chức. Điều này đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc hoạt động trong các ngành có cạnh tranh cao, nơi hiệu quả tài chính là yếu tố quyết định sự thành công.
ZBB có khả năng mạnh mẽ trong việc phát hiện và loại bỏ các khoản chi phí không hiệu quả, một vấn đề thường gặp trong các doanh nghiệp sử dụng phương pháp lập ngân sách truyền thống. Ở các phương pháp cũ, các khoản chi tiêu từ các kỳ trước thường được duy trì mà không có sự xem xét kỹ lưỡng, dẫn đến tình trạng "chi tiêu thừa" hoặc chi tiêu cho những hoạt động không còn phù hợp với chiến lược của công ty.
ZBB yêu cầu doanh nghiệp phải đánh giá lại từng khoản chi phí và chỉ duy trì những khoản thực sự cần thiết và mang lại giá trị. Điều này giúp doanh nghiệp loại bỏ những chi tiêu lãng phí và tập trung vào các hoạt động tạo ra giá trị thực sự. Ví dụ, các chi phí cho những dự án hoặc hoạt động không còn đóng góp hiệu quả vào mục tiêu chiến lược sẽ dễ dàng bị loại bỏ, giúp tối ưu hóa toàn bộ cấu trúc chi phí. Sự cải thiện trong việc quản lý chi phí này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả tài chính mà còn làm tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Một lợi ích khác quan trọng của ZBB là tính linh hoạt cao trong việc điều chỉnh ngân sách. Phương pháp này không bị ràng buộc bởi những giới hạn từ ngân sách của kỳ trước, điều này cho phép doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc phân bổ ngân sách dựa trên những nhu cầu và điều kiện hiện tại của thị trường. Trong những thị trường biến động nhanh, việc điều chỉnh chiến lược và ngân sách kịp thời là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh và thích nghi với thay đổi.
ZBB mang lại lợi thế cho doanh nghiệp khi họ cần tái cơ cấu hoặc chuyển hướng chiến lược, vì nó cho phép tái phân bổ nguồn lực mà không bị bó buộc vào các quyết định tài chính trước đó. Ví dụ, nếu một doanh nghiệp cần tăng cường đầu tư vào nghiên cứu và phát triển (R&D) để đuổi kịp xu hướng công nghệ mới, ZBB giúp họ nhanh chóng điều chỉnh lại chi phí mà không cần phải giữ lại những khoản đầu tư vào các lĩnh vực không còn ưu tiên. Sự linh hoạt này không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt cơ hội nhanh chóng mà còn tránh được những rủi ro khi thị trường biến đổi.
ZBB đòi hỏi một mức độ trách nhiệm giải trình cao hơn từ các bộ phận và nhà quản lý trong doanh nghiệp. Mỗi khoản chi phí đều phải được giải trình chi tiết và rõ ràng về lý do tại sao chúng cần thiết và mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp. Điều này tạo ra một cơ chế quản lý minh bạch, nơi mà mọi quyết định tài chính đều phải dựa trên sự phân tích và dữ liệu thực tế.
Khi các nhà quản lý biết rằng họ phải giải trình rõ ràng cho từng khoản chi tiêu, điều này thúc đẩy việc ra quyết định có trách nhiệm hơn. Các quyết định chi tiêu sẽ không còn được đưa ra dựa trên cảm tính hoặc thói quen, mà phải dựa trên dữ liệu và phân tích cụ thể về hiệu quả chi phí. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp sử dụng ngân sách một cách hợp lý mà còn giảm thiểu rủi ro từ những quyết định tài chính không có cơ sở. Việc thúc đẩy trách nhiệm giải trình này cũng giúp nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong quản lý tài chính, tạo ra môi trường làm việc minh bạch và hiệu quả hơn.
Một trong những hạn chế lớn nhất của ZBB chính là quá trình lập ngân sách vô cùng phức tạp và đòi hỏi nhiều thời gian hơn so với các phương pháp lập ngân sách truyền thống. Lý do là tất cả các khoản chi phí, dù lớn hay nhỏ, đều phải được phân tích và giải trình kỹ lưỡng. Việc này đòi hỏi sự tham gia của nhiều bộ phận, phòng ban và các cấp quản lý khác nhau, khiến cho quá trình lập ngân sách trở nên chồng chéo và tiêu tốn nhiều nguồn lực.
Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, việc đánh giá tất cả các chi phí có thể kéo dài hàng tháng. Mỗi khoản chi tiêu không chỉ cần phải được xem xét một cách cẩn trọng, mà còn phải được trình bày và biện giải để chứng minh tính cần thiết. Điều này làm gia tăng áp lực lên đội ngũ quản lý, vì họ phải dành nhiều thời gian để đánh giá và biện minh cho các khoản chi tiêu này. Ngoài ra, sự phức tạp của quá trình còn dẫn đến việc tiêu tốn nhiều tài nguyên nhân sự, tài chính, và cả công nghệ trong việc thu thập và xử lý dữ liệu.
Chính vì thế, đối với những doanh nghiệp có hệ thống tài chính phức tạp hoặc hoạt động trên quy mô lớn, việc triển khai ZBB có thể gây ra sự cản trở trong quá trình vận hành do thời gian dành cho lập ngân sách quá dài.
ZBB có xu hướng tập trung vào những chi phí mang lại kết quả nhanh chóng, đặc biệt là các hoạt động có lợi nhuận ngay lập tức hoặc các chi tiêu dễ dàng đo lường. Vì mỗi khoản chi tiêu phải được giải thích và biện minh rõ ràng, điều này có thể thúc đẩy các nhà quản lý chú trọng vào những mục tiêu ngắn hạn thay vì đầu tư vào các dự án dài hạn.
Điều này dễ dẫn đến sự bỏ qua các hoạt động có giá trị dài hạn nhưng không mang lại hiệu quả ngay lập tức, chẳng hạn như nghiên cứu và phát triển (R&D). Các dự án R&D thường yêu cầu nhiều thời gian và nguồn lực, nhưng lợi ích chỉ xuất hiện sau một thời gian dài. Khi áp dụng ZBB, các nhà quản lý có thể khó biện minh cho các khoản chi phí dành cho R&D, bởi vì lợi ích của chúng không dễ đo lường trong ngắn hạn. Điều này có thể khiến các doanh nghiệp bỏ lỡ các cơ hội đầu tư chiến lược vào những lĩnh vực có khả năng mang lại lợi ích lớn trong tương lai nhưng đòi hỏi sự đầu tư lâu dài.
ZBB đặc biệt phù hợp với các chi tiêu có thể định lượng được, ví dụ như chi phí sản xuất hoặc chi phí vận hành trực tiếp, nhưng nó gặp khó khăn khi phải biện minh cho những chi tiêu không thể đo lường rõ ràng bằng số liệu. Những khoản chi tiêu trong các lĩnh vực như tiếp thị thương hiệu, dịch vụ khách hàng, hoặc phát triển văn hóa doanh nghiệp thường khó có thể đánh giá hiệu quả một cách chính xác trong thời gian ngắn.
Các hoạt động này, dù mang lại giá trị dài hạn, nhưng không dễ dàng để lượng hóa bằng các chỉ số tài chính cụ thể trong mỗi kỳ lập ngân sách. Điều này khiến cho việc giải trình và bảo vệ ngân sách cho các hoạt động này trở nên phức tạp hơn, đặc biệt trong những môi trường doanh nghiệp tập trung vào kết quả tức thời. Kết quả là, các khoản chi tiêu không định lượng dễ bị cắt giảm hoặc không nhận được sự ưu tiên khi ngân sách phải được giải thích một cách rõ ràng và thuyết phục.
Bạn có bao giờ tự hỏi liệu phương pháp lập ngân sách hiện tại của mình có thật sự tối ưu? Trong khi ngân sách truyền thống (Incremental Budgeting) mang đến sự ổn định và dễ thực hiện, Zero-Based Budgeting (ZBB) lại thách thức mọi giả định và yêu cầu đánh giá từ con số không. Vậy, phương pháp nào sẽ mang lại lợi ích lớn hơn cho doanh nghiệp của bạn? Hãy cùng khám phá sự khác biệt giữa ZBB và ngân sách truyền thống để tìm ra giải pháp tối ưu cho chiến lược tài chính của bạn.
Zero-Based Budgeting (ZBB) là một phương pháp lập ngân sách mang tính đột phá, giúp doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa chi phí mà còn đảm bảo rằng mỗi khoản chi tiêu đều được sử dụng một cách hiệu quả, mang lại giá trị rõ ràng cho tổ chức. Thay vì dựa trên ngân sách của các kỳ trước, ZBB yêu cầu đánh giá kỹ lưỡng tất cả các khoản chi để phân bổ nguồn lực dựa trên nhu cầu thực tế. Điều này giúp loại bỏ các khoản chi không cần thiết, từ đó tăng cường hiệu suất tài chính.
Tuy nhiên, điểm đáng lưu ý là việc triển khai ZBB đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư nhiều thời gian, nhân lực và nguồn lực hơn so với các phương pháp lập ngân sách truyền thống như Incremental Budgeting. Quá trình này yêu cầu sự tham gia tích cực từ nhiều phòng ban và sự phối hợp chặt chẽ giữa các cấp quản lý để đảm bảo mỗi quyết định chi tiêu đều được biện giải một cách hợp lý. Do đó, ZBB có thể trở thành một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc cơ cấu phức tạp.
Doanh nghiệp nên xem xét áp dụng ZBB trong những trường hợp họ cần tối ưu hóa chi phí một cách triệt để, đặc biệt khi hoạt động trong môi trường có nhiều biến động hoặc phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt. ZBB giúp tăng cường tính linh hoạt trong việc quản lý tài chính, cho phép doanh nghiệp phản ứng nhanh với các thay đổi trong thị trường và duy trì lợi thế cạnh tranh. Tuy nhiên, cần cân nhắc kỹ lưỡng liệu lợi ích dài hạn của ZBB có phù hợp với mức độ phức tạp và nguồn lực cần đầu tư cho quá trình triển khai hay không.
Để hiểu rõ hơn về Zero-Based Budgeting (ZBB) và cách ứng dụng nó trong công việc của mình tại doanh nghiệp, bạn hãy tham khảo khóa học Finance for non-finance managers tại CASK để được tương tác và nhận được lời giải đáp từ Expert với hơn 15 năm trong lĩnh vực tài chính. Khóa học sẽ mang đến cho bạn những kiến thức tài chính mà chắc chắn sẽ giúp bạn trở nên tự tin hơn và có thể dễ dàng đưa ra những quyết định tài chính thông minh.
.png)
► Link Tham khảo: https://www.cask.vn/business/finance
► Đọc thêm kiến thức về Finance tại: https://www.cask.vn/blog/tai-chinh
► DOWNLOAD BROCHURE và xem lịch khai giảng tất cả khóa học CASK tại: https://www.cask.vn/lich-khai-giang
.png)
.png)
.png)
