Trong quá trình từ nguyên vật liệu thô cho đến sản phẩm tới tay người tiêu dùng, cần chú ý mối tương quan cung - cầu, cách làm việc giữa nhà cung cấp nguyên vật liệu – nhà máy – nhà phân phối – nhà bán lẻ - cửa hàng để đảm bảo đủ lượng hàng hóa ra thị trường.
Giả dụ, nhà máy sẽ lấy nguyên vật liệu từ nhà cung cấp để tạo sản phẩm. Sau đó, sản phẩm được chuyển tới cho nhà phân phối rồi từ đó, hàng hóa được đẩy tới các cửa hàng bán lẻ. Điểm dừng cuối cùng là tới tay người tiêu dùng.
.jpg)
Chuyện gì sẽ xảy ra nếu cửa hàng hết hàng? Khi ấy, cửa hàng sẽ yêu cầu ngược lại với nhà phân phối. Nhà phân phối lại hết hàng sẽ tìm tới nhà máy để sản xuất thêm. Nhà máy không đủ nguyên vật liệu sản xuất sẽ tìm tới nhà cung cấp để có đủ nguyên vật liệu sản xuất được số hàng hóa theo yêu cầu.
Người mua đặt hàng, hình thành nên một nhu cầu định lượng. Sau đó, lượng hàng được yêu cầu đặt chuyển tới nhà phân phối. Tuy nhiên, để thực hiện được số lượng đặt hàng đó, cần một lượng nhân sự lớn để hoàn thành chúng. Ví dụ, cần người sản xuất, người đi thu mua, người đi giao hàng, người kế toán ghi nhận công nợ …
Dù đó là chuyện của người khác, nhưng thấu hiểu được vai trò này sẽ giúp mình có cái nhìn toàn cảnh, lên kế hoạch hiệu quả hơn.
S&OP là viết tắt của từ Sales & Operation Planning. S&OP liên quan tới sales và cách vận hành để đạt được mục đích kinh doanh.
S&OP là khi cả bộ phận công ty cùng ngồi lại, cùng thỏa thuận, cùng thống nhất với nhau để lên kế hoạch cho hoạt động kinh doanh, cùng ra quyết định sao cho hiệu quả nhất cho công ty.
Mỗi bộ phận đều có một bản kế hoạch riêng của mình. Sales có một bản, Marketing một bản, Finance một bản. Chưa kể, toàn công ty lại có một bản kế hoạch tổng. S&OP sẽ mang các bản kế hoạch riêng lẻ, rời rạc của mỗi phòng ban để tập hợp, kết nối lại với nhau, đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất.
Bên cạnh đó, các kế hoạch này có tính xoay vòng, lặp lại liên tục. Tại sao lại phải xoay vòng? Để trả lời câu hỏi này cần trả lời một câu hỏi khác: Mình có thường xuyên đi bán hàng hay không? Mình đi bán mỗi ngày hay bán theo mùa, ví dụ: tết, quốc khánh? Mục tiêu mình nhận là cả năm hay một mùa mà thôi?
Vì mình phải hoạt động liên tục, mỗi tháng, mỗi ngày, mỗi tuần. Do đó, mình cần phải có quy trình để chạy theo liên tục.
Có thể nói, S&OP là để cân bằng giữa cung và cầu, tạo một điểm gặp nhau giữa cung với cầu, ở một chi phí và mức độ đầu tư hợp lý nhất. Nó không đem lại tổn thất nào cho công ty mà sẽ tối ưu hóa, tối đa hóa lợi nhuận cho công ty.
Quy trình S&OP sẽ được đánh giá lại vào mỗi tháng, thông qua một chuỗi các cuộc họp. Trong đó, mỗi cuộc họp sẽ thảo luận ở một cấp độ thông tin khác nhau. Điểm cần lưu ý ở đây là, lên kế hoạch càng sớm, thì kế hoạch càng lên được tổng thể. Còn nếu để gần sát chương trình Promotion mới lên kế hoạch thì công ty sẽ có khuynh hướng lên kế hoạch một cách chi tiết hơn, không thấy được bức tranh tổng thể.
Các cuộc họp sẽ được chia ra làm 3 mảng chính:
+ Cuộc họp về kế hoạch ngắn hạn và thực thi trước mắt từ ngày họp đến 3 tháng tới.
Với cuộc họp này, những đơn vị tham gia là bộ phận Supply Chain, Sales, Trade Marketing để thực thi các kế hoạch trước mắt. Các kế hoạch được triển khai chi tiết hơn, xuống tới vùng, miền, các outlet. Các cuộc họp này sẽ không tập trung để xác định nhu cầu.
Supply Chain sẽ thông báo có bao nhiêu hàng hóa để chạy. Sales sẽ thông báo kế hoạch bao phủ, tập trung vào đâu để logistics có hàng hóa ở đó. Trade Marketing sẽ có được một khoản tiền và phân bổ ngân sách đầu tư cho từng kênh.
+ Cuộc họp về kế hoạch trung hạn từ 4 đến 12 tháng tới.
Ở cuộc họp này, team Marketing, Trade Marketing và Finance sẽ tham gia. Nội dung nhằm xác định nhu cầu thị trường. Từ 4 đến 12 tháng tới, các team sẽ xem có sự kiện gì sẽ diễn ra. Các sản phẩm nào của công ty có thể ăn theo mùa đó.
+ Cuộc họp về kế hoạch dài hạn từ 3 đến 5 năm tới.
Cấp độ cuộc họp này, các ban lãnh đạo sẽ ngồi lại với nhau để lên chiến lược dài hạn cho 3 đến 5 năm tới. Sẽ tập trung vào phân khúc nào của thị trường? Sẽ đánh vào đối tượng nào? Sẽ chú trọng vào các hoạt động của đối thủ nào? Và sẽ đầu tư bao nhiêu? Sẽ tăng trưởng bao nhiêu phần trăm? Chiếm bao nhiêu thị phần?
*Điểm mấu chốt của quy trình S&OP:
Các phòng ban sẽ nói về các sự kiện sẽ diễn ra trong tương lai. Từ đó sẽ suy ra các nhu cầu định lượng là bao nhiêu. Quy trình S&OP tập trung dựa vào những mốc thời gian, những dịp để bán sản phẩm của mình hơn là việc sẽ bán được bao nhiêu sản phẩm. Việc bán được bao nhiêu sản phẩm là hệ quả của các hoạt động, sự kiện mà mình đã lên trước đó. Vậy nên, từ việc mình muốn bao nhiêu sản phẩm, công ty sẽ lập nên các sự kiện, hoạt động để đáp ứng được con số mong đợi đó.
Promotion ảnh hưởng rất mạnh tới doanh thu trong công ty. Câu hỏi cần đặt ra là: công ty đề ra kế hoạch rất hay, nhưng làm sao để thực hiện được kế hoạch đó. Câu trả lời: S&OP sẽ đảm bảo được kế hoạch đã đề ra đó.
.png)
.png)
.png)
