Chuyển đổi số ngành Xuất Nhập Khẩu - Các nghiệp vụ tiềm năng (Phần 1)

Xuất nhập khẩu là một trong những động lực lớn cho kinh tế Việt Nam. Với tổng giá trị xuất nhập khẩu cao gấp hơn 2 lần GDP trong nhiều năm và tăng trưởng 8 tháng đầu năm 2022 so với cùng kỳ là 17,3% [Nguồn: Tổng cục Thống kê], xuất nhập khẩu vẫn tiếp tục là lĩnh vực kinh doanh giàu tiềm năng, nhưng tất nhiên, kèm theo cạnh tranh quyết liệt. Với bản chất vận hành của mình, doanh nghiệp xuất nhập khẩu có nhiều cơ hội áp dụng Chuyển đổi số để nâng cao hiệu quả công việc, nhờ đó cạnh tranh một cách tự tin và bền vững. Hãy cùng Cask khảo qua 6 mảng nghiệp vụ đặc trưng của một công ty xuất nhập khẩu và xem những lợi ích tiềm năng do Chuyển đổi số mang đến!

6 mảng nghiệp vụ nói trên bao gồm:

• Tìm kiếm khách hàng & bán hàng.
• Tìm kiếm nhà cung cấp & mua hàng.
• Nhập hàng & lưu kho.
• Quản lý đơn hàng & giao hàng
• Theo dõi thanh toán
• Dịch vụ sau bán hàng

Bài viết hôm nay CASK sẽ đi sâu về 3 mảng nghiệp vụ đầu tiên.

1. Tìm kiếm khách hàng & bán hàng

Bạn có biết phần lớn các công ty xuất nhập khẩu có quy mô trung bình trở xuống? Với quy mô này, cách vận hành của họ thường linh hoạt, ít quy tắc chặt chẽ và do đó, dẫn đến một số vấn đề trong khâu bán hàng như:

• Thông tin khách hàng do từng nhân viên bán hàng phụ trách & quản lý trọn vẹn; vì vậy dễ thất thoát khi thay đổi nhân sự.
• Khá nhiều doanh nghiệp bỏ qua bước đánh giá tiềm năng khách hàng – hay nói đơn giản là khách đến thì nhận Deal ngay. Kết quả là họ phải tiêu tốn thời gian, nguồn lực cho các Deal kém, bỏ lỡ những cơ hội tốt hơn.
• Tìm kiếm khách hàng từ nhiều nguồn – như: Website, Fanpage, sàn thương mại B2B... nhưng không so sánh, đánh giá tiềm năng khách hàng từ các nguồn này để khai thác tối ưu. Chẳng hạn: nguồn Website cho nhiều khách hàng tốt hơn thì nên được khai thác nhiều hơn, không nên khai thác các nguồn đồng đều.

Những vấn đề trên có thể được giải quyết triệt để nhờ Chuyển đổi số - giúp doanh nghiệp:

• Có được hệ thống quản lý danh sách khách hàng tập trung, mọi thông tin được lưu về cùng một nơi; mỗi nhân viên bán hàng chỉ tiếp cận được danh sách của mình. Nhờ đó, thông tin khách hàng thực sự là tài sản của công ty, không bị ảnh hưởng bởi biến động nhân sự; tính bảo mật được nâng cao.

• Có thể quản lý chi tiết từng bước trong quy trình bán hàng; xem xét, đánh giá tiềm năng từng khách hàng. Nhờ đó nâng cao chất lượng Deal, chất lượng thương vụ, gia tăng doanh thu.

• Có thể phân loại khách hàng theo nguồn tìm kiếm, nhờ đó đánh giá các nguồn khách hàng để khai thác tối ưu.

2. Tìm kiếm nhà cung cấp & mua hàng

Tương tự như trên, cách vận hành linh hoạt & thuận tiện của các công ty xuất nhập khẩu khiến họ bỏ lỡ nhiều cơ hội nâng cao hiệu quả trong khâu mua hàng:

• Ít chú trọng chiến lược hợp tác dài hạn với nhà cung ứng để được giá tối ưu.
• Chưa có quy trình đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng tốt nhất, tối ưu hóa chi phí nhập hàng.
• Chưa có hệ thống lưu trữ tài liệu báo giá, hợp đồng… để phân tích các biến động về giá, chất lượng hàng hoá… theo thời gian.

Để cải thiện những vấn đề trên, ngoài định hướng từ ban quản trị, Chuyển đổi số sẽ góp một phần không nhỏ khi cung cấp những công cụ giúp:

• Hoạch định chiến lược cộng tác với nhà cung ứng, tự động nhắc lịch làm việc. Nhờ đó, nâng cao quan hệ với nhà cung ứng và tối ưu hóa chi phí mua hàng.

• Tạo kênh truyền thông nội bộ để các thành viên liên quan cùng trao đổi, đánh giá & lựa chọn nhà cung ứng tốt. Nhờ đó, đảm bảo chất lượng hàng hoá và sử dụng ngân sách tối ưu.

• Tự động tạo thư mục lưu trữ tài liệu báo giá, hợp đồng mua hàng… Nhờ đó, doanh nghiệp có cơ sở dữ liệu để phân tích biến động giá, hàng hóa, chất lượng… để cải thiện về sau.

3. Nhập hàng & lưu kho

Đây là khâu có nhiều tác vụ mang tính thủ tục nhất, rất thích hợp cho một hệ thống tự động làm thay con người. Nhưng hiện nay, nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu vẫn chưa có hệ thống này, dẫn đến:

• Không nắm hết tiến độ các đơn đặt hàng; khó theo dõi, xử lý các vấn đề phát sinh gây chậm trễ tiến độ.
• Bộ phận thu mua, kho & kế toán thiếu sự cộng tác khi tiếp nhận, xử lý đơn đặt hàng, dẫn đến nhiều sai sót.

Chuyển đổi số sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống tự động, với các chức năng như:

• Quản lý tập trung các đơn đặt hàng, theo dõi sát sao tiến độ, trạng thái đơn hàng. Nhờ đó, các bộ phận liên quan có thể nhanh chóng phát hiện & giải quyết vấn đề phát sinh.

• Kết nối thông tin đơn hàng với từng bộ phận liên quan; đảm bảo mọi bộ phận liên quan nắm rõ trách nhiệm, những thông tin  thuộc thẩm quyền của mình và xử lý nhanh chóng.

Trên đây là tổng quan những vấn đề cơ bản của một doanh nghiệp xuất nhập khẩu và những lợi ích tiềm năng khi áp dụng Chuyển đổi số đúng cách. Chắc chắn mỗi doanh nghiệp sẽ còn có những khó khăn riêng của mình và cơ hội Chuyển đổi sẽ còn mở ra nhiều điều thú vị khác nữa.

Giải pháp chuyển đổi số của CASK cung cấp cho doanh nghiệp thuộc nhiều ngành hàng các giải pháp giúp xử lý vấn đề và tận dụng cơ hội trong các mảng việc cốt lõi: Chiến lược, Định vị, Vận hành, Công nghệ và Báo cáo.

Thông tin liên hệ:

• Đăng ký tư vấn chuyển đổi số cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại: https://tinyurl.com/tuvancdsXNK
• Tìm hiểu thêm về Giải Pháp Chuyển Đổi Số của Cask cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại: https://www.cask.vn/blog/nganh-xuat-nhap-khau
• Tham gia ngay CDX - Cộng đồng kết nối Chuyển đổi số tại: https://tinyurl.com/CaskDXcommunity
• Hotline: 0899 189 198
• Địa chỉ: 102C Cống Quỳnh, phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, TP.HCM