CHUYỂN ĐỔI SỐ: QUY TRÌNH – CÔNG NGHỆ - CON NGƯỜI

DX – Digital Transformation, tức Chuyển đổi số, đang nổi lên như một xu hướng mới về tổ chức, quản trị doanh nghiệp. Trong mắt công chúng, Chuyển đổi số thường được hiểu là đưa thêm, dùng thêm công nghệ trong hoạt động thường nhật của doanh nghiệp. Đó có phải là cách hiểu đúng về chuyển đổi số hay không? Nếu đúng thì chuyển đổi số có gì đặc biệt, bởi công nghệ đã bắt đầu được đưa vào lĩnh vực kinh doanh từ những năm 1990? Để có câu trả lời thỏa đáng cũng như hiểu rõ hơn về bản chất của chuyển đổi số, hãy cùng Cask xem qua bài viết dưới đây nhé!

1. Chuyển đổi số chỉ là sự áp dụng công nghệ?

Chuyển đổi số phải chăng chỉ là sự áp dụng công nghệ vào mô hình kinh doanh? Không hẳn như vậy, chúng ta hãy xem qua một doanh nghiệp thành công điển hình trong chuyển đổi số để hiểu đầy đủ về khái niệm này. Doanh nghiệp đó chính là Grab – xe ôm thời công nghệ. Grab đã thay đổi hoàn toàn cách tổ chức & vận hành dịch vụ chuyên chở hành khách. Lấy góc nhìn của một tài xế xe ôm, chúng ta có quy trình sau:

(i) Quy trình cũ:

Bước 1: đến 1 địa điểm thuận tiện để chờ khách; Bước 2: chờ khách; Bước 3: thương lượng hành trình & giá với khách; Bước 4: chở khách; Bước 5: nhận thanh toán

(ii) Quy trình mới của Grab:

Bước 1: mở ứng dụng của Grab; Bước 2: chờ ứng dụng phân bổ khách; Bước 3: nhận thông tin khách; Bước 4: đến địa điểm đón khách; Bước 5: chở khách; Bước 6: nhận thanh toán – nếu tiền mặt; Bước 7: khuyến khích khách phản hồi, đánh giá

Như thế, trước khi bàn nhau dùng công nghệ nào, doanh nghiệp phải xây xong quy trình làm việc mới – tức một cách làm việc mới mẻ với hiệu quả cao hơn mà khi trước không thể làm được vì chưa có công nghệ hỗ trợ. Công nghệ số, nó chỉ đóng cái vai hỗ trợ trong việc Chuyển đổi số mà thôi. Khi có quy trình mới, con người cũng phải đổi mới theo để thực hiện được lề lối làm việc đó. Vẫn lấy tình huống Grab để tham khảo, chúng ta có thể thấy:

(i) Trong quy trình cũ: tài xế còn quyền thương lượng giá với khách, cần thông thuộc đường đi, thái độ phục vụ khách tùy theo tính cách cá nhân.

(ii) Trong quy trình mới: tài xế không thương lượng giá, không phải thông thuộc đường đi nhưng cần biết sử dụng điện thoại và các ứng dụng, muốn trụ nghề lâu phải phục vụ khách chu đáo vì có đánh giá từ khách hàng và giám sát từ công ty.

Tóm lại, chuyển đổi số gồm đầy đủ là 3 thành phần, theo thứ bậc ưu tiên sau:

i. Quy trình

ii. Con người

iii. Công nghệ

Tất nhiên, thang bậc trên hoàn toàn tương đối. Bởi khi thiết kế một quy trình mới, bạn cũng thầm cân nhắc liệu con người có thể đổi hẳn sang làm quy trình này thật trơn tru không, hay công nghệ đáp ứng trọn vẹn cho nó không.

2. Một lộ trình nên theo

Như vậy, để làm chuyển đổi số, bạn phải làm cả 3 mảng việc: chuẩn hóa quy trình, đào tạo con người & áp dụng công nghệ.

i. Về quy trình

Bạn cần chuẩn hóa quy trình toàn doanh nghiệp thông qua việc rà soát, phân tích chuỗi giá trị/các mảng hoạt động chính và tiến hành thiết kế quy trình mới hoặc tối ưu hóa quy trình hiện tại. Các quy trình mới phải được ghi nhận vào tài liệu với đầy đủ các yếu tố về đầu vào, đầu ra, các bước, cách làm, nhân sự phụ trách, tiêu chuẩn, KPI.

Song song đó, bạn cũng cần xây dựng hệ thống báo cáo gồm nhiều báo cáo thể hiện các dữ liệu cần theo dõi kèm theo hướng dẫn chi tiết về ý nghĩa chỉ số, cách đo lường, cách đánh giá hiệu quả công việc…

ii. Về công nghệ

Bạn nên khảo sát nhiều công nghệ thịnh hành hiện nay để đánh giá, lựa chọn. Một hệ thống công nghệ tốt phải nhanh nhạy, dễ dùng, trực quan, giao diện thu hút và nhất là có thể tùy chỉnh cũng như tích hợp toàn bộ hoạt động quản lý/liên lạc. Chỉ có như thế doanh nghiệp mới quản lý hiệu quả hơn, nắm bắt thông tin nhanh chóng, nâng cao hiệu suất thao tác và tiết kiệm chi phí.

Nhiều công ty hiện nay tuy áp dụng công nghệ nhưng lại dùng nhiều hệ thống công nghệ cùng lúc khiến nhân viên bối rối, ngại sử dụng, thông tin phân tán & khó kết hợp. Bạn hãy nhớ công nghệ chỉ cần nếu nó thực sự giải quyết bớt vấn đề cho bạn.

iii. Về con người

Dựa theo quy trình & công nghệ áp dụng, bạn cần xây dựng khung năng lực cho đội ngũ; trong đó quy định những phẩm chất, kĩ năng, mảng kiến thức cần có để thực hiện tốt vị trí công việc. Kế đến, bạn lên kế hoạch đào tạo, huấn luyện hoặc tuyển dụng nhân viên phù hợp, đáp ứng được khung năng lực đó.

Như bạn đã thấy, chuyển đổi số phải được triển khai trên bộ 3 – quy trình, con người, công nghệ - mới phát huy được hiệu quả. Những cách hiểu phiến diện hay vội vã triển khai sẽ khiến bạn lâm vào cảnh ‘lợi bất cập hại'.

Doanh nghiệp Agency có đặc thù riêng từ khách hàng mục tiêu, đối thủ cạnh tranh đến quy trình vận hành, quy trình quản trị dự án, quy trình bán hàng... Hiểu rõ sự khác biệt này, CASK mang đến giải pháp tư vấn vận hành Agency toàn diện được thiết kế riêng theo đặc thù ngành hàng giúp giải quyết nhanh chóng, triệt để mọi nhu cầu, vấn đề phát sinh, qua đó tối ưu hóa hiệu suất vận hành cho doanh nghiệp. Nếu bạn gặp khó khăn, hãy inbox ngay cho CASK, chúng tôi sẽ giúp bạn đi tìm lời giải cho những vấn đề đang gặp phải.

👉 Hãy tìm hiểu ngay 𝐠𝐢𝐚̉𝐢 𝐩𝐡𝐚́𝐩 𝐭𝐨̂́𝐢 𝐮̛𝐮 𝐧𝐡𝐚̂́𝐭 𝐜𝐡𝐨 𝐀𝐆𝐄𝐍𝐂𝐘 tại: https://www.cask.vn/blog/tu-van-nganh-agency